¿Cómo hacer una Rutina de Retrospectiva en la Ejecución?
LA RUTINA DE RETROSPECTIVA, LA REUNIÓN PODER
¿Cómo hacer una rutina de retrospectiva en la ejecución?
El diseño de una buena estrategia no es sinónimo de éxito. No cabe duda que la clave está en la ejecución. ¿Hay secretos para una buena ejecución? Sí. Seguramente has escuchado o leído sobre los 5 o los 10 secretos, la guía o el manual del éxito de una buena ejecución. Sin embargo, nosotros te recomendamos implementar tres rutinas claves basadas en los hábitos gerenciales.
La primera rutina es de retrospectiva, la segunda de enfoque de prioridades y energía y la tercera para ahorrar tiempo y evitar reuniones improductivas. Todas diseñadas para ejecutar más rápido y lograr mayor resultado con el menor esfuerzo.
En este capítulo hablaremos de la primera rutina, la de retrospectiva. ¿Te has preguntado cuándo debes parar, revisar y corregir mientras ejecutas? Hagamos un ejercicio; imagina que estás de viaje en carretera, un viaje de unos 1.000 km de trayecto y mientras conduces vas observando el paisaje, disfrutando del viaje y por supuesto descubriendo el camino.
En este capítulo hablaremos de la primera rutina, la de retrospectiva. ¿Te has preguntado cuándo debes parar, revisar y corregir mientras ejecutas? Hagamos un ejercicio; imagina que estás de viaje en carretera, un viaje de unos 1.000 km de trayecto y mientras conduces vas observando el paisaje, disfrutando del viaje y por supuesto descubriendo el camino.
La pregunta es ¿cada cuántos kilómetros paras y analizas que tan bien vas en tu trayecto? ¿Serán cada 300, 100 o 10 Kilómetros? ¿Tienes una respuesta?
Algunos escogerán cada 100 kilómetros para revisar si la velocidad es correcta y recalcular el tiempo de llegada. Otros dirán que cada 100 es mucho tiempo porque si se equivocan perderían esos 100 kilómetros de recorrido más los 100 de regreso. Hay quienes le apuestan a que cada 10 kilómetros. Otros pensaran “si estoy con GPS debería revisar a cada minuto” y el más sagaz responderá, depende… Depende de cuántas veces he ido por esa carretera, si es nueva o si es una ruta que te la conoces de memoria.
Esta metáfora del viaje en carretera la vamos a usar también para ilustrar esta rutina de ejecución. Cuando ejecutas un proyecto o el desarrollo de un plan estratégico es importante tener una rutina de retrospectiva.
¿De qué se trata esta rutina? Es justamente eso: decidir ¿Cada cuánto paras, revisas y analizas cómo va tu ejecución? La respuesta… Depende, si es un proyecto que nunca has ejecutado antes probablemente vas a tener que revisar cada 10 Kilómetros o incluso incluir un GPS con el que puedas ver a cada minuto. O por el contrario, si es un proyecto cuya ejecución sabes de memoria y lo has trabajado con el mismo equipo, tendrás esta rutina con mayor distancia.
A esta rutina de retrospectiva la llamamos la reunión PODER. Es un acrónimo: la P es de Planificación, revisar qué tan certera es tu forma de planificar. La O es de Organización, es chequear si la forma en la que te organizaste es la óptima, la D es de Disfrute ¿Tú y el equipo están disfrutando el camino? ¿Qué estás haciendo para lograrlo? La E es de Expertise ¿Tienes el expertise correcto? ¿Qué te hace falta? ¿Lo tienes que buscar? Y la R es de Rapidez ¿Qué tan rápido vas?
Esta rutina te permite que tengas un momento de ALTO, es una reunión para parar, reflexionar y analizar cómo va tu ejecución y decidir qué debes hacer para corregirlo. Nosotros te aconsejamos que esta reunión sea cada dos meses y que escojas una sola letra con la que vas a trabajar en ese ciclo ¿Por qué una sola letra? Por motivos prácticos. Te permite mayor enfoque. Aunque hay equipos que escogen dos, pero las cinco no te recomendamos, se convierte en una reunión muy larga y muchas veces poco efectiva. De ser así es preferible tener mayor frecuencia, cerrar el mes y hacer la reunión PODER con una sola letra que cada seis meses con todas las letras.
La reunión de retrospectiva es una rutina importante que logra que el equipo tenga el hábito de revisar cómo va la Planificación, Organización, Disfrute, Expertise y Rapidez, ya que, a mayor reflexión, mayor corrección y velocidad para corregir el camino.
